Tal como todos os sistemas de transferência de suportes, a microfilmagem também apresenta vantagens e desvantagens.
VANTAGENS:
- Menor espaço para arquivo
O espaço ocupado é um recurso importante na aplicação da gestão da informação. Poucas empresas têm área suficiente para ter um arquivo bem instalado e em segurança. O espaço ganho pelo uso da microfilmagem permite a consolidação de outras operações do escritório, simplificando a gestão e aumentando a produtividade.
- Redução do tempo de acesso á informação armazenada
O sistema de microfilmagem também melhora a imagem da empresa, pois a pesquisa da informação essencial para o trabalho é mais rapidamente conseguida. Quando os documentos são miniaturizados, é possível armazenar uma grande quantidade de documentos junto às secretárias dos colaboradores. Já que as distâncias entre os documentos e os trabalhadores que os usam são reduzidas, o tempo consumido em viagens para arquivos remotos são eliminados.
- Melhoramento na pesquisa da informação
Um único rolo pode conter milhares de páginas de documentos - equivalente a muitos dossiers. Recorrendo a métodos de indexação automáticos ou semiautomáticos e a modernos equipamentos de pesquisa poderemos em alguns segundos ter acesso a centenas de páginas de documentos.
- Simplificação na pesquisa
A integridade do processo aumenta, já que uma vez que o documento é armazenado em microfilme ou outro tipo de microforma, a sua sequência é fixada. A remoção de uma página individual é impossível, embora o desaparecimento de uma bobina pode no entanto acontecer. Mas é uma vantagem, documentos guardados em microfilme não podem ser alterados.
- Melhoramento na integridade do documento
A integridade do processo aumenta, já que uma vez que o documento é armazenado em microfilme ou outro tipo de microforma, a sua sequência é fixada. A remoção de uma página individual é impossível, embora o desaparecimento de uma bobina pode no entanto acontecer. Mas é uma vantagem, documentos guardados em microfilme não podem ser alterados.
- Rotinas de manutenção mínimas
As microformas podem ser facilmente duplicadas e é barato. Podem ser feitas cópias de segurança no caso de documentos importantes ou por outros motivos. As microformas podem também ser copiadas para serem usadas em departamentos que ficam geograficamente dispersos.
- Facilidade de distribuição dos documentos
A microfilmagem é muito usada em aplicações onde largas quantidades de documentos têm que circular entre diferentes áreas dispersas
- Redução de custos de envio e transporte
A microfilmagem pode reduzir drasticamente os preços de envio, porque quando os documentos são miniaturizados, centenas de páginas podem ser enviados a um custo reduzido. Por exemplo, um envelope que contenha cinco folhas de papel pode, ao mesmo preço, conter dez microfichas equivalentes a, aproximadamente quatro mil e duzentas páginas.
Guardados nas condições adequadas, os microfilmes podem durar até 500 anos.
- Baixo custo do equipamento necessário para a leitura dos microfilmes;
Os equipamentos de leitura de microfilme não são demasiado caros, uma vez que os mais simples utilizam apenas uma luz e um sistema de ampliação.
- Reconhecimento do seu valor legal e de arquivo;
Devido à sua captura sequencial e integridade, a microfilmagem tem valor legar, podendo substituir o suporte papel.
DESVANTAGENS:
- A lentidão na pesquisa e a pesquisa sequencial;
Ao pesquisar num rolo teremos que passar todas as imagens.
- A utilização em monoposto;
Os equipamentos de visualização de microfilme não permitem a utilização em rede, o que condiciona o acesso a um posto de trabalho.
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