Digitalização_Indexação

Depois de digitalizado o documento é necessário que se identifique a imagem digitalizada e se classifique antes de ser armazenada.

A indexação é um dos processos cruciais dentro de um processo de Gestão Documental já que é através desta, que se vai decidir onde se armazena cada uma das imagens, e também com que nome e quais as características associadas que deverão ser armazenadas.

A indexação em grande escala consiste em associar a imagem a um registo numa base de dados que guarde informação acerca do mesmo. O processo de indexação pode realizar-se de duas formas:

• Automaticamente:

Através de software de Gestão Documental que permita reconhecer certos campos do documento (Um número, Um código de barras numa posição definidas), que nos sirvam de chave para corresponder ao respectivo campo dentro da base de dados. Este campo pode ser, uma data, um Nome, etc.

• Manualmente

Se o software de Gestão Documental não for capaz de realizar este tipo de operações, sem necessitar de efectuar uma indexação manual. No computador apresentar-se-á o documento digitalizado e o utilizador seleccionará os valores a correspondentes ao respectivo campo.

• Mista

Se o software de Gestão Documental for capaz de realizar este tipo de operações, mas pede a intervenção do utilizador para evitar problemas em documentos cuja indexação poderá resultar duvidosa. Este tipo de indexação é muito utilizada em sistemas onde se processam formulários com baixa qualidade e como tal é necessário em alguns casos a supervisão humana.