Vantagens e Desvantagens da Digitalização

VANTAGENS:

• Consulta Rápida

Ao contrario do que acontece com a microfilmagem, na digitalização a pesquisa não é feita de forma sequencial, o que a torna bastante mais rápida.

• Redução de espaço

Depois de digitalizados, alguns originais podem ser destruídos, o que leva a uma redução do espaço de arquivo.

• Geralmente podem ser integradas na aplicação da organização

Por norma, e se planeado no inicio do projecto, as imagens digitalizadas podem ser integradas nas aplicações das entidades.

• A informação pode ser transferida para qualquer local da empresa ou do mundo (rede/internet)

Com o avanço da tecnologia, os documentos digitalizados podem ser acedidos em tempo real, a partir de qualquer lugar.

• Pode ser consultado simultaneamente por várias pessoas

Depois de digitalizados, os documentos podem ser colocados em rede e acedidos por várias pessoas ao mesmo tempo, desde que tenham permissão para tal.

DESVANTAGENS:

• Meios de suporte (discos…) tornam-se vulneráveis com o passar do tempo

Mesmo tendo os cuidados recomendados, com o tempo os suportes onde são guardadas as imagens vão sofrendo desgaste. Para evitar isto recomenda-se a sua substituição regular.

• Avanço da tecnologia

Com o avanço da tecnologia nada nos garante que daqui a alguns anos as imagens digitalizadas hoje possam ser vistas nos sistemas da altura. Convém que a substituição dos suportes acompanhe o avanço da tecnologia.

• Não tem valor legal

Na maior parte dos casos, a digitalização ainda não tem valor legal, não podendo os documentos originais ser destruídos.