A microfilmagem é uma técnica de miniaturização sobre filme de qualquer documento existente em suporte de papel, com o objectivo de preservar o seu conteúdo intelectual para o futuro.
A tecnologia de microfilmagem pode ser a solução tanto para os estados activos como inactivos do ciclo de vida do documento. O valor acrescentado da microfilmagem para documentos no estado activo é mais que conhecido. Certos produtos de microfilmagem foram desenvolvidos especificamente para aplicações envolvendo frequentes consulta a documentos.
Através de um programa de computador é possível aceder a uma base de dados das imagens microfilmadas para rápida consulta. A base de dados é criada para facilmente dar a localização das imagens dos documentos satisfazendo assim a consulta rápida. Normalmente as imagens dos documentos são armazenadas em rolos de 16mm ou 35mm codificados com um blip. Nos sistemas tradicionais de consulta as imagens são visionadas em leitores/impressoras equipadas com contadores de blips. Como alternativa um leitor/scanner pode digitalizar o microfilme e a imagem pode ser distribuída por uma rede de computadores. Esta configuração combina a tecnologia fotográfica com o tratamento electrónico da imagem.
É uma solução compacta, económica e segura de armazenamento tanto para os estados activos como inactivos do ciclo de vida do documento. Quando comparado com o armazenamento em papel, a microfilmagem pode reduzir a área em 95% ou mais.
O espaço é muito importante quando se trata de largas quantidades de documentos vão ser retidos por longo tempo. A microfilmagem tem um passado e uma reputação de eficiência e eficácia nestas situações. Desde o inicio do séc. XX que grandes empresas, agências governamentais, bancos e outras organizações usam este método de armazenamento a longo prazo. Comparado com o papel e os suportes electrónicos, o microfilme oferece uma estabilidade física e química superior. Para os filmes baseados em polyester com base de prata gelatinosa estima-se um tempo de vida estável superior a 500 anos, quando o filme foi correctamente processado e armazenado num ambiente controlado. O tempo de vida estimado excede os 100 anos para filmes de acetato com base em prata gelatinosa quando devidamente processado e armazenado. Filmes de Diazo que são usados nas duplicações de originais têm um tempo de vida estimado de 100 anos quando armazenado em ambiente controlado.
As imagens em microfilme necessitam de ser ampliadas para poderem ser vistas ou impressas, mas os equipamentos necessários não são nada de especial e estão disponíveis numa gama muito variada há muitas décadas. Comparado com os documentos armazenados em formato digital, a implementação de um sistema de microfilmagem tem uma dependência mínima de hardware ou do software. Com uma história tão longa, a tecnologia de microfilmagem está normalizada e permite que haja uma compatibilidade e interconectividade entre diferentes marcas de diferentes vendedores. Os utilizadores de microfilme podem enviar à confiança os seus microfilmes para qualquer parte do mundo que os seus documentos serão lidos e impressos num qualquer tipo de equipamento disponível. Do mesmo modo os utilizadores podem estar descansados que os equipamentos a serem introduzidos no futuro (sejam de visionamento ou de impressão) também serão compatíveis com os de hoje.
Tal como no caso do papel o microfilme tem suporte legal e é admitido como prova em caso de litígio.
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