Quando se inicia um processo de microfilmagem devem ter-se em atenção uma série de factores que o podem influenciar.
Tipo de Filme
Primeiro, devemos ter em atenção o tipo de filme a usar:
Os primeiros filmes eram de Nitrato de Celulose. Este material era altamente inflamável e costumava provocar bastantes incêndios, o que levou a que fosse substituído pelo Acetato de Celulose.
Os filmes de Acetato de Celulose já não tinham o problema de serem inflamáveis, mas a sua deterioração era muito rápida e auto-catalítica, ou seja, os produtos gerados na degradação do filme geram ainda mais degradação. Devido ao cheiro libertado, este processo ficou conhecido como “síndrome de vinagre”.
Este tipo de filmes deixaram de ser produzidos na década de 50, tendo sido substituídos pelos de poliéster, mas ainda se encontram rolos destes materiais.
Os filmes adequados para um processo de microfilmagem de preservação são os de Sais de Prata com base de Poliéster. Este tipo de filmes, quando efetuados e guardados de acordo com as condições ideais, conseguem ter uma duração maior que o papel.
Formato de Filme
Outro aspecto a ter em conta quando se inicia um processo de microfilmagem é o formato do filme. Os mais usados são os rolos de 16mm ou 35mm, mas também existem de 105mm.
Os rolos de 16mm são geralmente usados para microfilmar documentos administrativos, e só suportam documentos de formato igual ou inferior a A3.
O formato de 35mm é aconselhado na microfilmagem de preservação e podem ser microfilmados documentos até A0.
Os filmes de 105mm são transformados em microfichas depois de processados.
Equipamentos
Existem dois grandes tipos de câmaras de microfilmagem: as rotativas e as planetárias.
As microfilmadoras rotativas têm como característica principal a rapidez. Neste tipo de equipamento a captura é feita com o documento em movimento, o que torna o processo bastante rápido. O sistema de iluminação é interno e têm capacidade para levar dois filmes em simultâneo. Neste tipo de equipamento a taxa de redução dos documentos varia entre os 20:1 e 50:1. Devido a estas taxas de redução e ao facto de os documentos serem microfilmados em movimento, a qualidade deste tipo de trabalho não é muito elevada. Este sistema é geralmente usado pelos bancos na microfilmagem de cheques, uma vez que captura frente e verso de uma só vez.
Por outro lado, as microfilmadoras planetárias têm iluminação externa e o documento é capturado parado. A sua taxa de redução varia entre os 4:1 e 36:1 e existem vários modelos de equipamentos deste género. São aconselhadas nos projectos de microfilmagem de preservação.
Depois, temos ainda as microfilmadoras Step&Repeat, que são utilizadas na produção de microfichas e as unidades COM, que fazem microfilmagem a partir de imagens no computador. Estas últimas conseguem ser 20 vezes mais rápidas que uma impressora.
Tão ou mais importantes que os equipamentos de captura, são os de processamento: as reveladoras e as duplicadoras. As reveladoras transformam as imagens em estado latente em imagens visíveis e, as duplicadoras fazem as cópias de segurança.
Por último temos as unidades de saída, que são os equipamentos que permitem a consulta às informações microfilmadas. Neste grupo temos os leitores simples, que só permitem a visualização dos documentos e os leitores-reprodutores, que permitem a sua impressão ou digitalização.
Sinalética
A sinalética é um conjunto de símbolos e informações técnicas que têm como objectivo fornecer ao utilizador, quer informações adicionais sobre o material microfilmado, quer informações técnicas que ajudam na inspecção da qualidade do rolo.
A sinalética aparece como uma forma de uniformizar a interpretação dos rolos.
Quanto ao seu conteúdo, temos sinaléticas de carácter informativo e de carácter técnico. As primeiras identificam o material microfilmado e fornecem informações acerca do mesmo. As técnicas têm como objectivo ajudar na inspecção da qualidade.
Existem sinaléticas que são obrigatórias, como por exemplo as de início e fim de rolo, e sinaléticas opcionais, que geralmente transmitem informações adicionais ao utilizador, nomeadamente acerca do estado de conservação dos documentos.
Apesar da sua utilidade, não se deve abusar do uso das sinaléticas opcionais, uma vez que cada documento microfilmado acarreta custos ao projecto.
A sinalética deve ser feita em computador, sempre a negrito e com tamanho aceitável, de forma a que sejam vistas a olho nu.
As normas relativas à aplicação da sinalética são a ISO 9878 / 1991 e a AFNOR NF Z 43-120 (norma francesa).
Em relação á aplicação da sinalética obrigatória, todos os rolos devem ter a seguinte sequência inicial e final:
Inicio do Rolo:
1.º Ponta de Segurança Inicial, de aproximadamente 1,20 cm.
2.º Símbolo de Inicio de Rolo
3.º Símbolo de Continuação de Outro Rolo, no caso de os documentos serem a continuação de outros, microfilmados no rolo anterior.
4.º Fotograma para controle densidade – Aqui deve microfilmar-se uma folha branca e sem brilho.
5.º Mira Técnica, microfilmada nas reduções utilizadas
6.º Número do Rolo – Identificação bem visível do número do rolo.
7.º Identificação Técnica – Aqui devem ser registadas as informações técnicas do filme e da camera, assim como o local, data e operador de microfilmagem.
8.º Identificação Arquivística – Deverá conter informação que permita identificar os documentos microfilmados.
9.º Termo de Abertura
10.º Sinalética – Uma folha com a descrição da sinalética utilizada.
Fim do Rolo:
1.º Fotograma para controle densidade – Aqui deve microfilmar-se uma folha branca e sem brilho.
2.º Símbolo de Segue Noutro Rolo, no caso de a série documental não ficar toda no rolo em causa e continuar noutro.
3.º Identificação Técnica
4.º Identificação Arquivística
5.º Sinalética
6.º Termo de Encerramento
7.º Mira Técnica, microfilmada nas reduções utilizadas
8.º Símbolo de Fim de Rolo
9.º Ponta de Segurança Final
